Вам не придется ждать больше: как ускорить работу с документами

Вам не придется ждать больше: как ускорить работу с документами

Человеческий труд — это всегдакакое-тодвижение. Во время работы людям приходится перемещать в пространстве инструменты, материалы, готовую продукцию или хотя бы свое тело. Неважно, что мы делаем: забиваем гвозди, перекладываем документы или водим по экрану указателем мыши — во всех случаях мычто-токуда-тодвигаем. Даже когда мы просто думаем, наши мысли двигаются изкакого-нибудьпункта А в пункт Б: от причины к следствию, от общего к частному, от наблюдений к выводами т. д.

Самый простой способ ускорить работу — сократить траекторию этих движений.

Этот прием мы часто применяем интуитивно. Например, мы автоматически пододвигаем к себе инструменты и материалы или подсаживаемся ближе к рабочему месту.

Однако область применения этой техники гораздо шире, чем кажется на первый взгляд. Вот несколько не самых очевидных примеров:

• Вынести на панель быстрого запуска файлы, с которыми мы в ближайшие дни будем работать.
• Установить наклонно стол с документами или деталями, чтобы быстрее до них дотягиваться.
• Запустить сразу два проводника, чтобы выборочно скопировать файлы из одной папки в другую.

Чтобы найти такие «лайфхаки», проследите, как во время работы перемещаются инструменты, материалы, рукии т. д.Определите, между какими точками происходит движение, а потом попробуйте мысленно «придвинуть» эти точки друг к другу.

Например, в офисе два сотрудника постоянно обмениваются документами. В этом случае роль опорных точек выполняют их письменные столы. И чтобы ускорить работу с документами, достаточно просто поставить эти столы рядом друг с другом.

Связанные вопросы и ответы:

Какие технологии могут помочь ускорить работу с документами

Качество оказания услуг влияет на продажи. Повышение уровня клиентского сервиса ведёт к улучшению следующих показателей:

• уровень лояльности аудитории,
• коэффициент удержания клиентов,
• количество повторных обращений,
• репутация компании,
• приток новых покупателей за счёт повышения репутации,
• как следствие, рост продаж за счёт постоянных и новых покупателей.

Однако рост продаж не всегда означает рост прибыли. Чтобы улучшить качество обслуживания клиентов, обычно требуются вложения: расширение штата, финансовая мотивация персонала, привлечение подрядчиков для улучшения логистики, техподдержки и других услуг. Чтобы увеличивать прибыль, важно снижать эти затраты.

Повышать уровень сервиса, не раздувая бюджет, помогает автоматизация.

Автоматизировать можно большую часть бизнес-процессов:

• приём входящих заявок,
• техподдержку,
• анализ продуктивности сотрудников,
• сбор контактов и отзывов.

Основные инструменты для улучшения сервиса:

• чат-боты,
• виртуальные ассистенты,
• устройства и программное обеспечение для записи и анализа разговоров.

Автоматизация предоставляет широкие возможности для улучшения бизнес-процессов. Технологии выгодны: освободившись от рутины и текучки, сотрудники могут сосредоточиться на новых проектах и развитии бизнеса.

Кроме этого, использование умных помощников делает компанию более привлекательной в глазах аудитории.

Рассмотрим, какими методами можно улучшать взаимодействие с клиентами и какие средства автоматизации для этого подходят.

Как новые технологии могут улучшить обслуживание клиентов

Компания СДЭК ведет деятельность с 2000 года, предлагая сфере продаж разные способы доставки по выгодным тарифам от 125 рублей со сроком до 2 дней. Осуществляется транспортировка в пункты выдачи и передача лично в руки заказчику. Внедрены следующие условия:

• высокая окупаемость, достигающая 95%;
• доставка по России и за границу;
• собственная сеть офисов численностью свыше 1700 отделений, базирующихся в разных регионах России. Каждый оборудован столиками для осмотра заказов и примерочными кабинками;
• реализованы возможности для полного или частичного возврата;
• любые формы расчета за заказ: банковская карта, наличные, в режиме онлайн, после получения;
• круглосуточная поддержка и наличие мобильного приложения. Функционирует горячая линия, есть инструменты для онлайн-отслеживания посылок и разные способы информирования.

Для предпринимателей предусмотрены личный кабинет и интеграции с платформами inSales, Ritm-Z, 1С-Битрикс и другими. Достаточно установить виджет на сайт, чтобы запустить процесс автоматического расчета цены заказа, поиска ближайших офисов и оформления заявки на курьерские услуги. Внедрен фулфилмент с хранением и доставкой товаров интернет-магазинов, а также отгрузкой на маркетплейсы, услуга включает:

• складской учет с возможностью отслеживания остатков в режиме реального времени, аналитику;
• маркировку товаров, наклейку стикеров, вкладывание документов в посылку, комплектацию;
• широкий выбор готовых интеграций, открытый API;
• солидную географию работы: склады базируются в 17 городах, расположенных в России и Казахстане. Селлеры смогут вести сотрудничества по системе DBS.

Цены на фулфилмент доступные: хранение – 90 рублей в сутки за 1 кубический метр, страхование – 0,01% от оглашенной стоимости, сборка первой единицы в заказе – 160 рублей (следующих – 20 рублей). Компания постоянно проводит акции и имеет положительную репутацию, для начала сотрудничества нужно заключить официальный договор.

Какие современные решения могут ускорить доставку товаров

За последнее десятилетие выросло количество разрозненных хранилищ данных и приложений. При этом квалифицированных работников в командах, работающих с данными, больше не стало. Решением проблемы становятся фабрики данных — сервисы, которые облегчают обмен данными между платформами и бизнес-пользователями. Их плюсы:

данные становятся доступны в любой точке независимо от места их хранения,

фабрики данных позволяют создать масштабируемую архитектуру,

встроенная аналитика даёт больше возможностей использование данных

сокращается срок окупаемости новых технологий. 

Игорь Полянский

Руководитель направления работы с данными в Vivid Money

Любая компания в 2021 поддерживается зоопарком систем: ERP, CRM, HRIS. Каждая из них представлена разными вендорами. Рынок вендоров сегментирован, так как они конкурируют в узкой нише, чтобы поставить максимально качественное решение. Источники и форматы данных сильно отличаются и с трудом совмещаются друг с другом. В итоге хранение и управление данными становятся сложными инженерными задачами. 

Фабрика данных упрощает этот процесс и снижает трудозатраты на интеграцию данных. Это важно, потому что специалистов на рынке аналитики, data science и data engineering не хватает. Компании стремятся использовать сотрудников эффективно, сокращая затраты их времени на инженерные процессы. 

Отдельный вызов — постоянное увеличение объёма данных. Неправильно спроектированная инфраструктура может остановить бизнес-процесс из-за невозможности дальнейшего масштабирования. Методы проектирования фабрики данных помогают избежать таких ошибок. В России это актуально в первую очередь для IT-сектора. Но в последние несколько лет тот же тренд пришёл в ритейл и тяжёлую промышленность, где многие компании проходят через цифровую трансформацию и начинают решать те же самые задачи, которые IT уже решили 5–10 лет назад.

Какие компании уже используют эти технологии

Целью всегда должно быть не количество времени, потраченное на работу, а, скорее, то, чего вы добиваетесь за это время.Начальникам нравится измерять продуктивность сотрудников, концептуализируя идею о том, что каждый является «идеальным работником». Идеальный работник приходит в офис раньше всех и уходит вслед за всеми. Но вряд ли это подходящий критерий для измерения производительности сотрудников в целом.В 2014 году исследователи из Стэнфорда обнаружили явление, получившее название «обрыв производительности». Исследование показало, что люди, которые работают 70 часов в неделю, производят не больше, чем те, кто трудится 55 часов.Более длительное время работы не всегда дает лучшие результаты. Подводя итог, можно сказать, что качество проделанной работы дает больший выигрыш в эффективности, чем количество.Вот несколько способов, с помощью которых вы можете повысить качество работы, а не количество:• Исследования показывают, что более короткий рабочий день (например, 6-часовой рабочий день в Швеции) приводит к тому, что сотрудники чувствуют себя более здоровыми, меньше подвержены стрессу на индивидуальном уровне и с большей вероятностью будут брать меньше выходных на работе.• Предлагайте регулярные перерывы в работе, чтобы сотрудники чувствовали себя заряженными на индивидуальном уровне.• Призывайте членов команды оставлять работу в офисе и не позволяйте ей мешать их личной жизни.

Как эти технологии могут повлиять на работу сотрудников

Во «ВКонтакте» клиент будет видеть посты о выборе машины, её технических особенностях и достоинствах нового авто, а также рассказы покупателей, которые воспользовались услугами автосалона. Рано ли поздно покупатель “дозреет” и оставит контакты, чтобы принять предложение с ограниченным сроком действия.

Пройдут годы, но автодилер, по-прежнему, будет заботливо приглашать клиента на техническое обслуживание автомобиля через все каналы коммуникаций. Предлагать расходные материалы и оригинальные запчасти по хорошей цене – “для своих”. 

Железный конь, благодаря качественному сервису, исправно послужит своему хозяину, но настанет время его сменить. Клиент зайдет на сайт посмотреть новые автомобили и СLF пойдет на новый виток, удваивая LTV. 

CLF – customer life cycle – жизненный цикл клиента, т.е. время, которое прошло между первой и последней оплатой клиента.  LTV – Lifetime Value – пожизненная ценность клиента.

Тренд-8. Курс на увеличение жизненного цикла клиента, поскольку стоимость привлечения новых покупателей от года к году растет и особенно увеличилась в 2022 году. 

Тренд-9. Переход на подписную модель реализации продукта, т.к. в большинстве ниш потребность в новой покупке возникает регулярно, по мере окончания срока использования предыдущего приобретения. 

Тренд-10. Воронка продаж эволюционирует в “песочные часы продаж”, где первая покупка является самым узким местом.  За счет клиентоцентричности бизнес превращает покупателя в постоянного клиента и расширяет клиентскую базу через его рекомендации и “сарафанное радио”. 

Для грамотной работы с постоянными клиентами важна технология O2O. Эта аббревиатура  означает онлайн для офлайна или наоборот. Технология O2O отвечает за способность бизнеса узнавать большую часть клиентов, общаясь с ними через разные цифровые и офлайновые каналы и позволяет выстраивать гибридную (смешанную) коммуникацию. 

Тренд-11. Гибридные коммуникации, предотвращающие потерю клиентов “на стыке” офлайна и онлайна.

Тренд-12 . В связи с возросшей конкуренцией в онлайне, повышается важность управления репутацией (агентства по управлению репутацией), т.к. многие клиенты перед покупкой занимаются поиском информации о продавце и отзывов о товаре.

Какие из этих технологий могут быть полезны для домашнего использования

Прежде всего, необходимо дать определения того, о каком типе программного обеспечения идет речь. Компания IDC дает следующее определение рынка Систем Электронного Управления Документами (EDM – Electronic Document Management):

“Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.”

Исторически системы управления документами являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. За рубежом приложения вертикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.

В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.

Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

• Масштабируемость, надежность и управляемость для экономичного корпоративного развертывания.
• Автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования.
• Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видео клипов до формализованных документов всех типов.
• Возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через Web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов.
• Открытая, расширяемая архитектура, позволяющая организациям, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес целей, таких, как управление записями и, во-вторых, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как Управление знаниями.
• Доступность широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от инвестиций.

Какие из этих технологий могут быть полезны для бизнеса

Крупному бизнесу зачастую проще купить и интегрировать готовый продукт. Интересно может быть любое решение, которое создаст добавочную стоимость к услуге доставки либо решит конкретные задачи бизнеса.

Евгений Данилик руководитель направления B2C DPD в России

Огрехи в работе служб доставки могут исправить только сами поставщики этих услуг. Наивно полагать, что можно быстро создать идеальную компанию по доставке. Каждая такая новая компания будет сталкиваться с трудностями роста. Для решения этих задач могут потребоваться специализированные IT-решения, например, управление транспортом, курьерами, маршрутизация по городу, управление складом и другие.

Глеб Никулин гендиректор компании  Delivia

Наиболее перспективные технологии для логистики связаны с управлением курьерскими службами — как с управлением конкретными курьерами, так и с управлением подрядчиками. Эти два направления будут критически влиять на все остальные бизнес-процессы. Другие проблемы индустрии будут решаться федеральными и международными игроками, которые должны инвестировать миллиарды в развитие инфраструктуры.

Ефим Алдухов управляющий партнер компании E-commerce Fitness

Технологии в доставочных сервисах узко специализированы и обычно разрабатываются внутри самих компаний — как для оптимизации своих процессов, так и для удобства пользователей всех уровней. Была ниша агрегаторов — айтишных стартапов, объединяющих доставочные службы в одном окне, но ей уже несколько лет и она уже заполнена набором ярких компаний. Возможно, рынок сам сформирует запрос на новшества в доставке, придумав новый продукт, который доставлять классическим образом неудобно или неэффективно, и тогда обязательно появятся те, кто захочет сделать это красиво и современно, посмотрим.